Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Ada 2 (dua) metode untuk membukukan kas kecil yaitu :
1. Metode Dana Tetap (imprest method)
2. Metode Fluktuasi (fluktuation method)
METODE DANA TETAP (IMPREST METHOD)
PT “FAJAR GHAFIRA” pada tanggal 3 Maret 2003 membentuk kas kecil Rp.225.000. jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut :
JURNAL
| TANGGAL | NAMA PERKIRAAN | DEBET (RP) | KREDIT (RP) |
| Maret 31 | Kas kecil | 225.000 | 225.000 |
| | kas | | |
Pada saat kasir kas kecil mengeluarkan uang, pengeluaran kas kecil tidak dibuat jurnal sehingga tidak merubah jumlah kas kecil. Setiap pengeluaran kas kecil harus dicatat dalam bukti pengeluaran kas kecil dan buku kas kecil.
Selama seminggu pertama dalam bulan Maret 2003 kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :
4 Maret 2003 membeli perlengkapan Rp.20.000
5 Maret 2003 pembayaran rekening listrik Rp.50.000
6 Maret 2003 pembayaran rekening telepon Rp.40.000
7 Maret 2003 Bebanm bahan baku Rp.40.000
8 Maret 2003 Beban tenaga kerja Rp.60.000
Jumlah Rp.210.000
Transaksi diatas oleh kasir kas kecil akan dicatat dalam buku kas kecil sebagai berikut :
BUKU KAS KECIL
| TANGGAL | KETERANGAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) | SALDO (Rp) |
| Maret 03 | Pembentukan kas kecil | 225.000 | | 225.000 |
| Maret 04 | Perlengkapan | | 20.000 | |
| Maret 05 | Rekening listrik | | 50.000 | |
| Maret 06 | Rekening telepon | | 40.000 | |
| Maret 07 | Beban bahan baku | | 40.000 | |
| Maret 08 | Beban tenaga kerja | | 60.000 | |
Pada tanggal 10 maret 2003 kas kecil diisi kembali, jurnalnya sebagai berikut :
| TANGGAL | NAMA PERKIRAAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) |
| Maret 10 | Perlengkapan | 20.000 | |
| | Rekening listrik | 50.000 | |
| | Rekening telepon | 40.000 | |
| | Beban bahan baku | 40.000 | |
| | Beban tenaga kerja | 60.000 | |
| | kas | | 210.000 |
| | | | |
Dari jurnal diatas, kas kecil tidak mengalami perubahan, dengan demikian setelah diadakan pengisian kembali, saldo kas kecil tetap sebesar Rp.225.000 (seperti semula)
Jika diposting ke buku besar kas kecil dan buku kas sebagai berikut :
KAS KECIL
| TANGGAL | KETERANGAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) | SALDO (Rp) |
| Maret 03 | Pembentulan kas kecil | 225.000 | | 225.000 |
KAS
| TANGGAL | KETERANGAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) | SALDO (Rp) |
| Maret 03 | Saldo | | | 2.000.000 |
| Maret 03 | Kas kecil | | 225.000 | 1.775.000 |
| Maret 09 | Perlengkapan | | 20.000 | 1.755.000 |
| | Beban listrik | | 50.000 | 1.705.000 |
| | Beban telepon | | 40.000 | 1.665.000 |
| | Beban bahan baku | | 40.000 | 1.625.000 |
| | Beban tenaga kerja | | 60.000 | 1.565.000 |
METODE FLUKTUASI
Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut :
1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak dibuat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang dilakukan kasir kas kecil dibuat jurnal
2. Dalam metode dana tetap,pengisian kembali sebesar pengeluaran yang telah dilakukan, sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang telah dilakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)
PT “FAJAR GHAFIRA” pada tanggal 3 Maret 2003 membentuk kas kecil Rp.225.000. jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut :
| TANGGAL | NAMA PERKIRAAN | DEBET (RP) | KREDIT (RP) |
| Maret 31 | Kas kecil | 225.000 | |
| | kas | | 225.000 |
Selama seminggu pertama dalam bulan Maret 2003 kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :
4 Maret 2003 membeli perlengkapan Rp.20.000
5 Maret 2003 pembayaran rekening listrik Rp.50.000
6 Maret 2003 pembayaran rekening telepon Rp.40.000
7 Maret 2003 Bebanm bahan baku Rp.40.000
8 maret 2003 beban tenaga kerja Rp.60.000
Jumlah Rp.210.000
Setiap terjadi pengeluaran kas harus dibuatkan jurnalnya. Sebagai berikut :
| TANGGAL | NAMA PERKIRAAN | DEBET | KREDIT |
| | | | |
| Maret 04 | Perlengkapan | 20.000 | |
| | Kas kecil | | 20.000 |
| Maret 05 | Beban listrik | 50.000 | |
| | Kas kecil | | 50.000 |
| Maret 06 | Beban telefon | 40.000 | |
| | Kas kecil | | 40.000 |
| Maret 07 | Beban bahan baku | 40.000 | |
| | Kas kecil | | 40.000 |
| Maret 08 | Beban tenaga kerja | 60.000 | |
| | | | 60.000 |
| | | | |
Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil, misalnya pada tanggal 9 maret 2003 kas kecil di isi kembali sebesar Rp.150.000 maka jurnalnya :
| TANGGAL | NAMA PERKIRAAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) |
| Maret 09 | Kas kecil | 150.000 | |
| | kas | | 150.000 |
Setelah pengisian kembali, saldo kas kecil sebesar Rp.160.000 (tidak seperti semula) yaitu Rp.170.000 jadi berfluktuasi bisa lebih besar bisa lebih kecil.
Catatan dibuku kas kecil
| TANGGAL | KETERANGAN | DEBET (Rp) | KREDIT (Rp) | SALDO (Rp) |
| Maret 03 | Pembentukan kas kecil | 225.000 | | 225.000 |
| Maret 04 | perlengkapan | | 20.000 | 205.000 |
| Maret 05 | Beban listrik | | 50.000 | 155.000 |
| Maret 06 | Beban telefon | | 40.000 | 115.000 |
| Maret 07 | Beban bahan baku | | 40.000 | 75.000 |
| Maret 08 | Beban tenaga kerja | | 60.000 | 15.000 |
| Maret 09 | Pengisian kembali | 150.000 | | 160.000 |
